كتاب pdf يقدم الكتاب مجموعة من النصائح الهامة التي تهم المديرين بصفة خاصة لأنهم اأكثر فئة تهتم بعقد الاجتماعات. يجمع الكتاب تلك النصائح فى خطوات يوضحا بالتفصيل. الخطوة الأولي: أهمية تحديد من الأفراد الحاضرين إلي الاجتماع و التعرف علي مجموعة من الشخصيات الهامة و معرفة مجموعة الخصائص المختلفة لكل هذه الشخصيات. الخطوة الثانية تبليغ أعضاء الاجتماع بميعاد الاجتماع و مجموعة الأفكار و وجهات النظر التي سوف يتم مناقشتها أثناء الاجتماع. الخطوة الثالثة وضع مجموعة من الأهداف الأساسية و تقسيمها الي مجموعة من الأهداف الفرعية. وغيرها من الخطوات الفعالة والنصائح التى تساعد المسئول عن إدارة اجتماع فعال.

مظاهر الاجتماعات الفعالة:

1- إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.
2- الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.
3- وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.
4- ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.
5- اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.
6- توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.
7- تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.
8- الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.

مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

1- غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.
2- تعقيد القضايا السهلة.
3- الاستمرار لمدة طويلة.
4- الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث.
5- تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.
6- عدم وجود مقرر للاجتماع.

متى يصبح الاجتماع ضرورياً ؟

الجواب – في الحالات التالية:
1- خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
2- وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3- وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
4- بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
5- الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.
6- الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
7- التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.

كيفية إنجاح الاجتماعات:

النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:

قبل الاجتماع:

1- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.
هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

2- حدد أهداف الاجتماع:
ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.
القرارات التي يجب اتخاذها.
الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

3- أعد جدول الأعمال:
دخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.
حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.
رتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.
اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.
حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد
النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.

5- وزع مقدماً، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

6- اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.

أثناء الاجتماع:

1- وضح الهدف من الاجتماع.
2- احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.
3- عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
4- أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
5- وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
6- لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
7- التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
8- عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.
9- لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.
10- حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.

 إدارة الاجتماعات الفعّالة
اهمية الاجتماعات

دورة ادارة الاجتماعات

انواع الاجتماعات

كيف افتتح الاجتماع

بروتوكول الاجتماعات

برنامج ادارة الاجتماعات

الاجتماعات عن بعد

اساسيات اداره الاجتماعات

 ادارة الاجتماعات الفعالة pdf
فن ادارة الاجتماعات علي الحمادي pdf

ادارة الاجتماعات وكتابة تقارير العمل

كيفية ادارة اجتماع ناجح pdf

مهارة ادارة الاجتماعات

اسس الاجتماع الناجح

اهداف الاجتماعات الادارية

اعداد الاجتماعات

بروتوكول الاجتماعات